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2012.03.26

誰に、いつ「報告•連絡」をすればいいのか?

職場内では、至るところで「自分の仕事に関係するのに聞いていない」とか「直前になるまで一切知らなかった」ということが起きます。


報告をすべき人のいい分としては、「伝えたつもり」「自分が伝える役目だとは思っていなかった」「そこまで気が回らなかった」「伝えようとしたけど忘れた」って感じでしょうかね。


その他、「報告を求めてくる割には、報告されたもの(例えばレポート提出)などを活用していないから報告しない」なんてケースもあるでしょう。


かくいう自分も「報告•連絡」はたぶんあまり得意な方ではありません。


自分は伝えたつもりになっているんですが、本人がまったく理解していないことがなぜかよくあります。(これは伝え方の問題?)


「これは誰々に事前に話をしていた方がいいな」と思っていてもついつい忘れてしまったりすることもあるし、「そんな細かいところまで俺が報告しないとダメなの??」と思って「報告せず」ということも正直あります。


「この仕事は自分一人で完結している仕事だから報告されても仕事が増えた感じがして困るよなあ」って思いもいくぶんあります。


けど、この手の報告や連絡をめぐる一人一人の「心の声」こそが、問題なのだと思うようになりました。


ここ2ヶ月くらい、「一つの仕事が片付いたら誰に報告、連絡しておいた方がいいか?」というスイッチを必ずいれると決めました。


「企画書を書く」でも、「外部の方とお会いする」でも、「業者の方と打ち合わせをした」でもいい。


それらの仕事をすることと、「これって誰に報告、連絡しとけばいいか?」とを必ずセットにし、メールや直接本人に伝える事にしました。


で、思ったこと。


人間は「この仕事は報告や連絡をしておいた方がいいかどうか?」と考えることでエネルギーを使っています。


同じく、「後で報告しよう」、「皆が集まった時に連絡しよう」もそのタスクを頭にいれておかなければならない時点でエネルギーの消耗になる。


だとしたら、「仕事を行った時点で誰に報告したらいいか?」を機械的に考えるようにすると、この手のエネルギーは使わずにすみます。


一人一人がこの手の仕事の進め方をしたら組織はきっとよくなることでしょう。

March 26, 2012 |

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